26 ワンランク上の指示の受け方
－1日も早く指示待ちの人間から脱皮－
チェックポイント
①上司の指示が、明確なものとは限らない
②「途中で質問」「顔を向けない」はNG
③ハードルの高い指示は、成長のきっかけ
指示は素直に受けるものだけれど･･･
上司からの指示は必ずしも、わかりやすいとは限りません。しっかりとメモを取って聞いているのに、理解できない場合もあるでしょう。
指示を出している上司自身が、仕事の目的を把握できていない可能性もあります。また、直属の上司とは別の人から、指示を出される場合もあります。
このような状況で何も考えず、全て聞き入れて動いていたら、結局は振り回されて困ってしまうことも。指示に従い、結果に結びつくように、考えながら行動しましょう。
▶一歩進んだ指示の受け方で、トラブルを回避
●目的や意図を考えながら聞く
この仕事の目的は何なのか、意図や理由を考えながら聞くことによって、ジブンノするべきことが見えてきます。求められている結果の巣追い順を知るためにも、上司が何を重視して、何を求めているのかを考えながら聞きましょう。
ときにはさらに上から受けた支持を、そのまま伝えテイルだけで、上司自身も業務目的などを把握できていない場合があります。このようなケースでは特に、要所要所に質問を挟むようにしましょう。
あなたから受けた質問に答えるうちに、上司自身の考え方もクリアになっていきます。それによってお互いが、支持の目的や結果を正しく理解し、共有できます。
曖昧な指示を、曖昧なまま放っておいたら、苦しむのは誰よりもあなたです。
●受け身ではなく、積極的に行動する
ただ指示通りに動くだけでは不充分な場合もあります。自分から提案をする積極性も時には必要です。たとえば、業務を指示通りに進めていたら、問題が見つかった。ここで「最初に受けた支持通りにしなければ･･･」と黙っていたら、結局はトラブルが起きてしまいます。このような場合には遠慮せずに上司に相談しましょう。問題点を見つけたあなたは評価されるに違いありません。
また上司の指示内容よりも、もっと効率的なやり方がある場合には、「相談」「提案」といった形を取って、上司の判断に委ねます。ここで「別のやり方を見つけたので、これからはそっちで進めます」などと宣言してしまったら、上司の機嫌を損ねる可能性があるので注意してください。
●メールの指示は、まず返信から
メールで指示を受けることもあります。メールでの指示は文章に残るため、「言った」「言わない」の論争を回避できますし、再確認も容易です。口答の指示にはないメリットが多々あります。
反面、メールは受け手に読まれたかどうか、送り手にはすぐに伝わりません。あなたが指示通りに動き始めても、上司が気づかない可能性もあるのです。最悪の場合、「指示を無視された」と誤解されてしまします。
このような事態を避けるためにも、メールで指示を受けたら、即座に、指示が伝わった旨を返信しましょう。
疑問点や不明点があるときは、上司に確認します。
このとき、上司とすぐに話せる状況なら、直接口頭で確認しても良いですが、メールでやり取りをしている内容は、メールで続けるのが基本です。やりとりの内容が記録として残ります、その際、何度も質問メールを送るのはタブー。質問事項を箇条書きにして伺います。
▶指示を受けているとき、してはいけないこと
●「指示を受けている途中で質問」はNG
上司からの指示を受ける際、わからない点、疑問点があれば、質問をして、その目的、ミッションを達成しましょう。
ただし、疑問が浮かぶたびに質問することは避けます。
話の途中で質問をされると、相手は話しの流れやテンポを崩されてしまいます。それが何度もくり返されると、相手にストレスが溜まっていきます。そのうち「どうして理解できないんだ」と、あなたに怒りが向けられることにもなりかねません。
疑問点や不明点は区切りのよいところか、最後に真T歩馬手たずねるようにします。そのためにもメモが大切です。
気になる部分があったら、まずはメモに残し、後でまとめて質問するようにしましょう。
●「相手に顔を向けない」はNG
メモを取ることは良いのですが、それだけに集中しすぎてもいけません。適度に上司に目を向けて、アイコンタクトを取ることも必要です。
また、熱心に聞いていることを伝えるためにも、適度に「あいづち」を打つこともポイントです。話のテンポに合わせてうなずいたり、区切りがついたときに「はい」と返事を挟むことで、上司に気持ちよく話してもらえます。
あなたがしっかりと顔を向けて、あいづちを打っていれば、上司も分かりやすく詳しく説明をしてくれるでしょう。質問しやすい雰囲気にもなります。
▶指示を受けて困ったときの対応
●同じ上司からの指示が重なったとき
すでに取り組んでいる作業があるときに、上司から別の作業の指示を受けると、どちらを優先すればいいか迷いますね。
このようなときは、どちらを湯煎したらいいか、その場でたずねましょう。自分で考えるより、確実活迅速です。
まれに上司が、以前に出した指示を忘れて、別の支持を出している場合もあります。このようなときも優先順位をたずねれば、もう1つの作業のことを思い出して、対応を考えようとしてくれます。
●直属の上司以外から指示を受けたとき
時と場合によっては、別の部署からも指示を出される場面があるかもしれません。あなたは始業部に勤めているのに、経理部から「領収書の生産を早くして」などと言われる場合です。
消臭書程度ならまだしも、かなり大がかりな作業を、別の部署から出される場合もあるでしょう。
特に困ってしまうのは、新たな指示を出してきた人が、直属の上司と同等以上の職位のときです。なかなか優先順位をつけられません。
このようなケースでは注意するべき点は2つあります。
①直属の上司のも指示を受けたことを報告する
別部署から指示を受けたときにはその内容に応じて直属の上司に報告をするとよいでしょう。内容によっては、どうするかの判断を仰ぎます。
別の部署からの指示で勝手に動き始めると、部署内の仕事にも支障が及ぶ可能性も否めません。直属の上司を無視して進めることのないようにしましょう。
上司の立場になれば、自分の部下が自分の知らないところで、別部署からの指示で動いていたとしたら、報告がなかったことをマイナスに思います。お互い気持ちよく信頼し合いながら仕事を進めるためにも、直属の上司への報告・連絡・相談確認を忘れずに。
②作業完了の報告は、直属の上司と指示者両方に
実際の作業中に、相談事があれば指示を出した人に質問します。もし、別部署の支持者に質問したときは、その旨を直属の上司にも報告してください。それもあなたの仕事の一部です。
作業完了の報告も。上司と指示者の両方にします。
●「自分には出来ない」と思う指示を受けたとき
まれに「自分には出来ない」「そんなの無理」と言いたくなるようなハードルの高い指示を、上司から出されることがあります。
このようなときも、積極的に取り組むようにしましょう。
上司はあなたを苦しめるために、難易度の高い作業を押しつけてきたわけではありません。その仕事に取り組むことによって、あなたが整容していくことを見越して、あえて指示を与える場合もあるのです。
高いハードルを乗り越えようと前向きに努力しなければ、成長することはありません。
難しい指示を受けたときは、自分から積極的に上司にコミュニケーションを取っていく生瀬尾が欠かせません。わからないことが出てきたら、1人で抱え込まず、傍目に相談して指示を仰ぎます。 上司は状況を判断して、再度、指示やアドバイスを与えてくれるでしょう。そして、あなたはハードルを乗り越えて、社会人として成長できます。また、何よりもやり遂げた達成感で心が満たされ、モチベーションも上がり、更に成長していけます。