28 連絡の仕方

－活発な情報交換で、業務をスムーズに－

チェックポイント

①「事実」と「先の見通し」中心。結論無しでもOK

②職場における連絡事項は多種多様

③確実に本人に伝える。その方法を考える

「連絡」は事実をそのまま伝えること

　「報告」は最終的なけるとんまで含むのに対して、連絡は「事実」と「先の見通し」を伝えることです。職場における連絡事項は多岐に渡ります。社内で決まった新しいルールや取り決めも、プロジェクトを進める中での取引先とのやりとり、勤務中の行動余滴も全て連絡事項に含まれます。

　業務のあらゆる範囲に関わるだけに、連絡の重要性を心得、その仕方のポイント絵を身につけ、実践しましょう。

▶業務に関連する連絡の例

●日常的な連絡

　・会社を休むとき。

　・遅刻するとき。

　・早退するとき。

　・外出するとき。

　・外出先から　　　　　など

●緊急時の連絡

　・電車の遅れで約束の時間に間に合いそうにない。

　・外出中の上司宛に急ぎの電話があった。

　・会議の時間が変更になった。

　・待ち合わせ場所に変更が生じた。

　・社内、社外の関係者から訃報が届いた。

▶上司や同僚に連絡するときのポイント

●迅速かつ正確に

　事実を早めに連絡します。特に外出時や不測の事態が起こったときは、自分の代わりに台頭してくださる方の立場に立って、現時点で分かっている情報を正確に連絡しましょう。

　以下は、現在の状況、今後の予定、帰社予定時刻、連絡事項の確認などを伝えています。

　「お疲れ様です。○○株式会社との打ち合わせは、特に問題なく終えました。詳しく覇者ぬ戻ってからご報告します。あと30分ほどで戻ります」

　「お疲れ様です。予定の訪問をすべて終え、あと30分ほどで社に戻ります。何か急ぎの連絡事項などはありますでしょうか」

　「おはようございます。タナカです。電車の遅延で、出社が20分ほど遅れそうです。今、乗換駅の△△駅で、次の電車を待っているところです。詳しい状況がわかり次第、改めてご連絡いたします。申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」

●情報共有が必要なときは、「確実に共有できる連絡方法」を考える

　プロジェクトのために一丸となって動いているときなどは、チーム全員が情報を共有し合うことが重要です。

　このような場面では、「確実に共有できる連絡方法」を考えましょう。

　定期的にチーム全員が集まって、互いの意見を出し合う場をつくることも、情報共有の方法の1つです。

　電話とメールを併用して、「概要は電話、詳細はメール」といった使い分けをすることもあります。

　最近は社内グループでLINEを使っているところも多いようです。

　いずれの場合も、伝える相手、人数、情報の内容、スピードなどを考慮して、最適な連絡方法を選んだ結果です。

●連絡が伝わったのか、必ず本人に確認する

　連絡は当事者に伝わらなければ意味はありません。たとえば、電話を言うケタら電話伝言メモを残して、さらに本人に確認をします。

　電話以外の連絡事項でも、必ず本院に確認を取りましょう。相手ニル回されたか不安なときは「ご不明な点はございませんか？」と質問を促すことで、正しく理解してもらうきっかけになります。