25 指示の受け方の基本

－奉仕の呼び声は、新しい仕事のスタート

チェックポイント

①仕事は上司からの指示で始まるもの

②無言で指示通りに動くだけでは失敗する

③矛盾点や疑問点があれば、その場で質問

指示を理解することは、仕事をやり遂げる第一歩

　仕事は上司からの指示に始まり、状重野報告で終わります。指示と報告はセットであり、職場の命令系統の根本といえます。

　上司からの指示を正確に受け取り、その意図を理解することが、仕事をスムーズにするための第一歩。

　いずれはあなたも部下を持ち、指示を出す立場になるでしょう。そのときのためにも、正しい指示と報告の仕方を身につけましょう

▶指示の受け方の基本3原則

　・呼ばれたら明るい声で「はい」と返事をする

　・「5W3H」に従って、メモを取る

　・指示を聞き終えたら、要点を復唱確認

●呼ばれたら明るい声で「はい」と返事をする

　同じ「はい」と言う返事でも、暗い表情で小声で「はい」と答えるのと、明るい表情で快活に「はい」と答えるのとでは、受け手の印象が全く異なります。コミュニケーションは言語以外の要素にも左右されるからです。

　前者は仕方なく返事をしているように、校舎はやる気に満ちているように受け取られ、校舎の明るい声の返事のほうが評価されます。

　上司に呼ばれたら、すぐに体と顔を向けて、明るい声で「はい」と返事をしましょう。立ち上がったらイスは机の下に入れて、ペンとメモを片手に上司の下へ向かいます。

　作業に没頭しているときに、上司に名前を呼ばれると、煩わしく感じるかもしれません。しかし、仕事は上司からの指示で始まり、上司への報告で終わるもの。目の前の作業は一時的にストップして、上司の下へと向かうのがビジネスマナーです。

●「5W3H」に従って、メモを取る

　上司の話しを聞くときは、メモを持っていくことを忘れずに。言われたことを漫然と目もするのではなく、ｍポイントを掴むことが大切です。

　ここでも「5W3H」うぃ意識しつつ、メモを取るとよいでしょう。足りない情報や疑問点が明確になり、最後に的確な質問ができます。

　特に「When（期日）」「What（目的）」「What（理由）」「How（方法）」「How much（値段）」は、仕事の指示では重要となってきます。

　中には「メモなんて取らなくても、一度聞けば覚える」と言った人もいるでしょう。アナログなペンとメモより、ICレコーダーやスマートフォンで録音するほうが、効率的と思えるかもしれません。しかし、録音をするときには、相手の許可を取ることがマナーとなります。胃っぽい、メモを取ることはそれだけで熱心に話しを聞いていることのアピールにもなります。それを見た上司は安心し、評価をします。何らかのトラブルが起きたときも、支持を受けたときのメモが残っていたら、「言った」「言わない」のやり取りを回避しやすくなります。上司からの指示をメモに取ることは、あなたにとってもメリットが大きいのです。

●指示を聞き終えたら、要点を復唱確認

　指示を聞き終えたら、要点を復唱確認します。理解が間違っていないのかを確認することはとても大切なことです。誤った解釈をしたままで行動をしてしまうと、大きなトラブルを生むこととなり危険です。上司からの情報が不足していたり、疑問点や不明点がある場合も、このときに一緒に質問します。

　ここでわかったふりをして、時間が経ってからたずねるのはNG。「なんで最初に聞かないんだ」と注意されることもあるでしょう。次のポイントを意識しつつ、不安に思うことも含めて復唱確認と質問をしましょう。