退会報告書

発生時、OneDriveに入力。

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退会には卒業退会と一般退会の2種類あります。

・卒業退会：中3生、高3生が目標であった受験を終了し、ご退会になる場合。

・一般退会：上記以外の退会。

卒業退会の場合は、退会報告書は必要ありません。

※ただし、退会届は全員必要になりますので、きちんと回収してください。

OneDriveの返金関連フォルダにある「退会報告書」を開きます。

↓まず、赤枠内を入力します。

・校舎名：校舎名を入力

・生徒氏名：退会する生徒の氏名を入力

・退会報告者：教室長氏名を入力

・上長確認：自分の上長の氏名を入力

・兄弟：退会する生徒様に一緒に通っている兄弟・姉妹がいる場合は入力

※ご兄弟でお通いの場合、ご家庭に対しての塾の信用信頼が下がった状態になっている可能性がありますので、ご兄弟合わせてご退塾というケースはよく見られます。

↓成績不振による退会は非常に多いケースです。そのため直近の得点、前回からの得点推移として、どのような結果だったのか、こちらをまとめて確認しておきます。

↓これまでの通塾状況を簡単にまとめておきます。

週の受講回数、講習やテストターボ、面談の実施状況・参加状況を簡単に記載しておきます。

また、授業では集中の度合、理解の度合、宿題の実施状況、忘れ物など、そういったものを書き出しておくと振り返りに役立ちます。

お申し出いただくまでの状況をきちんとキャッチできていたのか、ということを振り返りもう一度思い起こして書く。

お申し出をいただいた、＝即退会ということではないので、お申し出をいただいてから、まだできることがあります。

ITTOでは、前月10日までのお申し出で翌月末退会というルールがありますので、最後の通塾日まで1ヶ月半ほど猶予があるケースが多いです。

その中で、何が出来るのか、何をすべきなのかをまとめておき、生徒様に授業を提供する、また、保護者様とも連絡えを取る中で、再度ご信用いただいて、お通いいただける状況を作り出すためのアクションを書いておきましょう。

↓退会理由に当たるものの分析を行っておきます。成績関連、授業関連、コミュニケーション量の関連、、金銭のミス等のクレーム、スケジュールが合わなくなってしまった場合、ご転居、などが主な退会の理由になると思いますので、該当するもの、該当すると思うものチェックしておきます。

↓左側のものについては、自助努力で改善できることが多いので、左側に多く○がついた状態での退会はしっかりと対応をしていきます。

また、左の項目はほかの生徒様の退会にもなりやすいです。今一度、受講者の状況を振り返ってみる機会にしていただければと思います。

↓退会危険リストとアクション

同じような状況の生徒様、もしくは退会者の方と関係が深く退会の危険がある生徒様、このような方を書き出しておきます。

その上でしっかりとアクションを決めて退会防止につながる活動をしていってください。

↓教室全体として今一度見直し、何をしていくべきなのかを明らかにしていきます。

こちらをしっかりやることで、退会を生まない教室づくりをしていきましょう。

－以上－