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15 メールの基本

-メールは手紙や会話に比べて、マナーが軽視されがちなのも事実です。

 メー ルでのコミュニケーションの基本をおさえましょう。-

▶メールの基本的な構成要素

▶メールを送るときに気をつけること

 アドレスがよく似た相手や、事前に登録している登録先のうち同じ姓の方などへ、間違えてメールを送ってしまうケースは少なくありません。ほかに漏らしてはならない情報などをベルの送信先へ送るようなことがないよう、送信前に必ず確認するようにしましょう。また、件名を乳直視忘れてしまうと要件が伝わらない上、件名を書く手間を省いたと受け取られる恐れもあります。また、本文中に「書類を添付します」と書いたものの、肝心のファイルを添付し忘れることもよくあるミスです。かならず、送信前に確認するようにしましょう。

▶用件が具体的にわかる件名の書き方

 メールで相手に用件を伝えるために、確実にメールを見てもらう必要がありますが、件名はとても重要です。先方が毎日、たくさんのメールを受信しているとすると、ひと目見て「この用件のメールだ」と認識してもらえる件名をつけるように心がけましょう。

 ✖打ち合わせの件

 ↓

 ○2月27日(水)のお打ち合わせの件

 ✖納期について

 ↓

 ○直角資材B-6の納期について

 など、「いつ」「何についての」「どのような用件であるか」、見ただけで検討がつくような件名をつけるように心がけましょう。

▶相手が読みやすいメールにするためのポイント

●受け取った相手が、スクロールしなくても全文が読めるように、メールはパソコンの1画面分の長さに収めるよう、心がけましょう。

●内容によって、長文にせざるをえないケースは、次の点を意識してメールを作成しましょう。

 ☑拝啓/敬具などの頭語と結語は使わない

 ☑行頭は1時あけずに、左寄せで書き始める

 ☑1つ1つの文章を短くする

 ☑1行は20~25文字以内で改行を入れ、1つの段落の行数が増えないように気をつける。段落ごとに1行空けると読みやすくなります

 ☑内容が数件ある場合は、1.納期の件、2.ご請求書の件、などひと目で内容がわかるようにします。

●メール本文は「テキスト形式」で

 メールには「HTML形式」と「テキスト形式」があります。HTML形式のメールは、本文中に画像を入れたり、色や字体を変えられたりと、表現能力の高さがメリットです。一方のテキスト形式は、の字通りテキストだけのシンプルなメールとなります。一見するとHTML形式のほうがよさそうですが、HTML形式は「受信側のメールソフトが対応していないと正しく表示されない」「ウイするメールを受信した場合、開いただけで感染してしまう」といった欠点があります。ビジネスメールは内容を伝えることが最優先。視覚にこだわる必要性は薄いので、テキスト形式を使う方が無難です。初期設定がHTML形式になっているメールソフトもあるので、テキスト形式に切り替えて使用するとよいでしょう。ただし、会社がHTML形式を使うように指示を出している場合は、会社の指示に従います。

●「機種依存文字」を避ける

 テキスト形式のメールであっても、使用する文字や豪の出井によっては、受信者が読めなかったり、文字化けを起こしてしまったりすることがあります。このような文字を「機種依存文字」と呼びます。機種依存文字は、パソコン本体やOSが変わると、正しく表示されない危険が出てきます。以下に代表的な機種依存文字をまとめましたので、使わないように注意しましょう。

●重要度と緊急度が高いときは、電話でも連絡を

 メールは相手に、どのタイミングで読まれるのかがわかりません。このため、特に重要度と緊急度が高い用件の場合、メール送信前にも電話をかけて、「これからメールを送信いたしますので、お手数ですが、確認をお願い申し上げます」と伝えておくといいでしょう。メールを送信したら、3分後位に再度電話をかけて、受信されたかを確認します。この送信前後に電話をする方法は、重要度と緊急度の高いFAXを送るときも同様です。

▶返信のマナー

●返信はなるべく早く行いましょう

 メールを受信したまま、リアクションを起こさないのは相手に対して失礼にあたります。受信したら、なるべく早く返信するように心がけましょう。受信した内容に土江すぐに返信できない場合は、じゅしんしたことと、あとで改めて返答することだけでも伝えるのがマナーです。「後程改めてご連絡申し上げます。」の人分を添えるとよいでしょう。

●件名の「Re:」の扱いに注意

 メールソフトの設定にもよりますが、返信メールの件名には、元のメールの件名の頭に「Re:」がついたものとなります。このまま返信すると、手抜きの印象を与えかねません。どのメールへの返信かを明らかにするために、相手が書いた件名が削除せず、新たな件名を書き加えるといいでしょう。

 また、同じ用件で何度もメールのやり取りを続けていると、件名にいくつも「Re:」が並ぶことがあります。メールソフトの仕様にもよりますが、返信するごとに自動的に「Re:」を書き加える場合もあるため、返信するごとに件名の欄を確認して、「Re:」を1つだけにするようにしましょう。

●別件で連絡するときは「Re:」を削除する

 返信機能はアドレス帳から名前を探すことなく、すぐに返信をすることができて便利です。このため別の用件で連絡するときも、過去のメールへの返信機能を利用して送ろうとするケースもあると思われます。

 ただし、返信メールの件名は、元のメールの件名の頭に「Re:」がついたものとなります。まったく別件なのに、過去のメールへの返信として送られるのは、先方に失礼な行為となります。

 過去のメールから変死On機能を利用して、別件のメールを送る場合は、過去の件名及び「Re:」を削除して、新たな件名を書きましょう。もちろん、過去のメール本文の削除も忘れずに。

●「引用」は効率よく

 返信メールでは、元もメールの文章の一部を引用するケースも少なくありません。使用するメールソフトやサービスの設定にもよりますが、「>」や「>>」で始まっている行が引用部分です。

 引用は元のメールの内容を再確認しつつ、ポイントごとに返事を書くことができる大変便利な機能です。ただし、元のメールをすべて引用してしまうと、無駄に長くなり、かえって読みにくくなってしまいます。必要な箇所のみ引用するとよいでしょう。なお、引用では元の文章を一字一句変えないこともルールです。

▶添付書類のマナー

●相手のネット環境にあわせる

 Wordで作成した長文の文書や、表、画像、音声などのデータなども、添付ファイルとしてメールで送信することができます。添付ファイルを送信する場合は、事前に相手のパソコンやスマートフォンの容量や機種、どのような拡張子が開けるかを確認しましょう。拡張子とは、.docx、.xlsx、.pdf、.jpgなど、文字で表されたファイルの種類です。特に初めて添付ファイルを贈る相手の場合、相手のネット環境によっては、ファイルが開かない危険性もあります。こうなると二度手間、三度手間になるので、あらかじめ相手の環境を確認して、それに応じた送り方にしましょう。

●ファイルサイズはコンパクトに

 添付ファイルを添えてメールを送る場合、ファイルの「容量」に注意します。合計3メガを超えるようなファイルを送るときは、相手に対して送信前に連絡を入れ、どのようなスタイルで送信すればよいか、指示を仰ぎます。相手のネット環境によってはデータを圧縮したり、分割して送ったりするなど、ファイルサイズを小さくする配慮が必要となります。10メガ以上なら「大容量ファイルサービス」を使うと便利です。ただし、企業によってはセキュリティ上、転送サービスを受け付けない場合もありますので、事前の確認が大切となります。

●「セキュリティーチェック」も相手へのマナー

 パソコンやスマートフォンがウイルスに感染してしまうと、保存していたデータが破壊されたり、プログラムが正常に機能しなくなったりします。それにより会社全体の業務が滞ってしまうこともあります。こうしたウイルスは、メールを介して入り込むケースも少なくありません。特に添付ファイルにウイルスが潜んでいて、受信先を観戦させてウ危険性は無視できません。あなたが送ったファイルで、取引先が感染したら、大変なことになってしまします。このような事態を避けるためにも、日ごろから「ウイルス対策ソフトでチェックする」「インターネット上から安易にプログラムなどをダウンロードしない」など、ウイルス対策をしておきましょう。「セキュリティーチェック」もビジネスマナーの一部です。

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