14 FAXの基本

－ビジネスツールとしてのFAXには送付状が欠かせません。

　手軽に文書を送ることができますが、

　受け取る側がストレス無く受信できるよう、

　基本的なルールとマナーをおさえましょう。－

▶FAXには送信状を付けましょう

　手軽に文書を送信できるFAXですが、1枚目に用件や発信者の名前、枚数などを記した送信状を付けるのがマナーです。送信状、FAXシートなどと呼ばれますが、「誰から誰に宛てたFAXであるか」「度尿名用件の内容が何枚送られてきたのか」を知らせる役割があります。

　日付、宛名、送信枚数、件名、本文などを空欄にしたフォーマットを用意しておくと、送付状を作成するときに抜け漏れがありません。送信状の用紙は、ほかとそろえやすいA4が一般的です。

▶FAXを送るときに気をつけること

　FAXは、最終的に相手が紙で受け取るため、送信時に以下の点に注意して送りましょう。

●原則として、送信状はつけて送る。

FAXでは基本的に必ず送信状を付けて送信するようにします。次のページノ送信状の見本を参考としましょう。

●大量の枚数を、先方に断り無く送りつけない

　大量の枚数をFAXは、相手の用紙が不足したり、紙詰まりの原因になったりする可能性もあります。一度に10枚を越えるFAXを送る必要がある場合は、電話であらかじめ先方に確認を取るようにしましょう。

●送信直前にFAX番号を再確認する

　送信する直前に、FAX番号が間違っていないか必ず確認しましょう。ご送信は、送るべき相手だけでなく、間違って送られた相手にも迷惑を掛けることになります。

●プライバシー・機密事項に緘する内容は送信しない

　送信した先方の会社では、FAXで送られてきた文書を誰が受け取るのかはわかりません。プライバシーや機密事項に関わる内容をFAXでは送らないようにします。重要な書類は、受け取る方当ての郵送が基本です。

●細かい文字や図はFAXでは送らない

　FAXで送信すると、機械の性能や印刷具合によって、細かい文字や図が判別しにくくなる場合もあります。このような内容を伝えたい場合は、郵送やメールの添付情報など、別の方法で送るようにしましょう。

▶送信状の基本的な構成要素

　送信状は、誰から送られたもので、誰に宛てたのかを示すものです。以下の必要事項を記入するのはもちろんですが、文字の読みやすさにも気を配りましょう。