36 面談のマナー

－長期的な関係を築けるかは、あなた次第

チェックポイント

①部屋で待っている間も、礼儀正しく

②訪問の目的と、終了時間を明確に

③建物を出るまで、気を抜かないこと

訪問相手は入室したら、面談のスタート

　入室後は、勧められた席にて担当者が来るのを待ちます。このとき、出入り口付近で立ったまま末場合もあります。

　初めて訪問する場合は、担当者が来たらすぐに名刺交換ができるように、名刺の準備は必須です。

▶出されたお茶は飲んでも大丈夫？

　訪問先で出されたお茶を飲んでいいのか、判断に迷う人も多いようです。

　基本的は考え方は、「担当者からすすめられたらいただく」と覚えておきましょう。また、担当者が飲んだら「いただきます」と言って飲んでもいいでしょう。ただし、上司が同行している場合は、上司が飲む前に飲むは控えます。

　たまに「飲んだら失礼」と判断して、一口も飲まない人もいますが、飲みたいときは飲んでもかまいません。飲みたくないときは、無理に飲む必要は無いでしょう。ただし、帰るときに「お出しくださり、ありがとうございました」とお礼を伝えることを忘れずに。

▶訪問相手と面談するときのポイント

●会議室や応接室での待ち方

　会議室や応接室に案内されたら、案内人に勧められた席に座ります。通常、訪問した側は上席に案内されますので、上座をすすめられたら遠慮せず座ってOKです。特に指定が無いときは、下座に座ります。上座と下座については。担当者を待っている間は、次のことに注意してください。

●面談の流れ

　ノックの音が聞こえたら、すぐに立ち上がり、椅子の横に出ます。名刺交換はテーブル越しではなく、相手に近づいて行います。面談の時間を取ってくださったことに対する感謝の気持ちを伝え、予定の時間内で用件が終わるようペース配分を考えて、効率よく話しを進めましょう。

　メモを取りながら面談を進めていくと、要点をまとめやすく、後から質問もしやすくなります。

●面談の切り上げ方

　予定の終了時間が近づいてきたら、まだ途中であっても、話しに区切りをつけます。面談の要点や決定事項を互いに書くにウンして、次の面談が必要な場合は、この場で日程まで決めてしまうのが理想です。終了時間前でも、相手が書類を片付けだしたり、時計をチラチラと見始めたら、時間を気にしているサイン。すみやかに話しを切り上げましょう。

　退室の際は、忘れ物がないか確認し、自分の出したごみは持ち帰ります。時間をつくって愛ってくださったことへのお礼を述べて、丁寧に挨拶をしてから退室します。もし予定時間を過ぎていた場合は、お詫びを忘れないように。謙虚な態度で好印象を残しましょう。

●面談が終わってから

　建物を出るまでは気を抜かず、立ち居振る舞いに気を配りましょう。だれにみられているかわかりません。、選エレベーター内での私語も慎むこと。すれ違った方には、面識がなくても会釈をします。最後に受付の方に挨拶をしてから、外に出ます。コートや手袋は、建物を出てから着用します。

　会社に戻ったら、面談の内容や決定事項を、上司や関係部署へ速やかに上に報告します。相手からの依頼事項や質問があった場合は、期限内に結論を出して連絡しましょう。