34 訪問前の準備

－「時間を割いてもらう」との意識を－

チェックポイント

①訪問する相手のメリットまで考える

②アポイント（予約）を取る前に、目的を正しく伝える

③15分前には到着するルートを探す

「有益な情報」と「有益な提案」を用意

　訪問して会っていただくということは、相手側の貴重な時間を割いていただくということ。曽於も実をしっかりと自覚して、蒼いウンとを取る段階から、節度ある振る舞いを心がけましょう。

　あなたが訪問で得るメリットだけでなく、相手が得るメリットにまで目を向けることが大切です。「有益な情報」と「有益な提案」を準備しておくことで、訪問先の期待にも応えられます。

▶あなたの言動が会社のイメージに　

　訪問先でのあなたの印象は、会社全体の印象につながります。あなたが成長して、単独で企業を訪問するようになれば、なおさらです。

　そのためには商品・サービスについての知識だけでなく、自社の事業や歴史についても、正しく説明できるようにしておきましょう。

　たとえビジネスに発展しなかったとしても、会社のイメージアップに貢献することができれば、会社員として最低限の役割は果たすことになります。

▶アポイントの取り方

　他社を訪問する際は、事前に「アポイント（予約）」を取ります。

　電話の場合は担当者を呼び出してもらい、あなたの会社名と所属部署、あなたの名前をはっきりと伝えます。

　その上で、次のように、相手の都合を伺います。

「今、お話しする時間をいただいてもよろしいでしょうか？」

　相手の了承を得たら、「訪問の目的」「訪問の日時と場所」「所要時間」などを手短に伝えます。

　これらを伝えた上でアポイントを取り、最後に「日時と場所の復唱確認」をします。オフィス以外の場所を指定されたときは、お互いの連絡先（携帯電話番号など）を交換しておくと安心です。最近はメールでアポイントを取るケースも増えました。メールのやり取りはデータとして残るので、聞き違いを避けやすいことができます。場所を添付の地図で伝えることもでき便利です。

▶当日までにやるべき準備

●情報を揃えて、必要なことは頭に入れる

　初めて訪問する場合は、訪問先の事業内容や経営方針などを、ホームページで調べておきます。すでに取引がある場合は、今までの取引状況を調べるとともに、上司や先輩にも話しを聞きましょう。

　訪問先の住所や交通手段、移動時間なども、一緒に確認しておきます。

　大切は基本のポイントは「遅くとも15分前には現地にいる」ことです。そのためにも傍目に校7通手段を調べて、手帳に書いておきましょう。担当者や電話番号の、一緒に書いておくといざというときに便利です。

　意外と忘れがちなのが、自分の会社についての情報です。

　あなたが相手の会社を知りたいように、相手の担当者もあなたの会社を知りたいものです。資料を見ないでも個ｒ耐えられるように、成り立ちや沿革を頭に入れておきましょう。

　また、自社関連のニュースや記事に目を通しておくことも必要です。担当者が話題に出したとき、すぐに答えられれば、話が弾みやすくなります。

　訪問先に関するニュースも、同じように確認しておきましょう。

●出発前に持ち物・身だしなみのチェック

　必要な書類や資料、筆記用具など、忘れ物がないか確認します。上司や同行者がいる場合、資料は人数分用意するのが鉄則です。

　名詞は折れや汚れのないものを、名刺入れに充分な枚数を入れておきます。会社の説明視聴やノベルティーグッズがあれば、持っていくといいでしょう。

　出発直前には、身だしなみをチェック。ビジネスシーンにおける身だしなみの基本は、「清潔感」「機能性」「上品さ」です。

　相手に不快感を与えない身だしなみで出来ているか、相手目線で考えて、自分自身を客観的にチェックしてください。

　身だしなみチェックリスト

　☑頭髪は整っているか？

　☑ひげの手入れは出来ているか？

　☑肩にフケは落ちていないか？

　☑スーツは派手すぎないか、汚れていないか？

　☑スカートは短すぎないか？

　☑ズボンに折り目は入っているか？

　☑爪は整えられているか？

　☑ストッキングは破れていないか

　☑靴は磨かれているか？　　　　　など

●遅くとも15分前には到着するように出発

　遅くとも約束の15分前には到着できるように、余裕を持って訪問先㊦向かいましょう。虹練るにおいて遅刻は厳禁です。「早すぎるかな」と思うくらいで、ちょうどいいのです。

　万が一、時間に遅れそうなときは、すぐに訪問先に連絡を入れます。

　遅刻は多大な迷惑をかける行為。丁寧にお詫びの言葉を述べた上で、送れてしまう理由と、到着が何時くらいになるかを伝えます。