27 報告のマナー

－伝え方で、受け手の印象は大きく変わる－

チェックポイント

①「結論」を「事実」に基づいて報告

②一区切りついたところで、すぐに報告

③特に「悪い報告」は早めに伝える

正しく報告するまで、作業は終わらない

　仕事において「指示」と「報告」はセットです。上司の指示を受けて仕事をした以上、上司への報告は欠かせません。

　受けた指示を実行することと比べたら、終わった作業の報告は容易と思えるかもしれません。しかし、仕事は次の仕事とつながっています。作業ごとの報告が正しく行われていなければ、細かな齟齬が積み重なり、やがては大きなトラブルを引き起こしかねないのです。

▶報告すべき内容とタイミング

●「結果」を報告

　作業が完了したら、すぐに上司に報告。報告の仕方は状況に応じて、対面口頭やメールなどで行います。

●「経過」を報告

　作業が長期間に及ぶときは、進捗状況、今後の見通し、新たな情報や問題点など、途中経過も報告しましょう。

●「トラブル」を報告

　「悪い報告」ほど、早めに伝えましょう。報告が早いほど、対応策を協議できますし、深刻化を避けられます。

▶上司に報告するときのポイント

●「結論」から話す

　最初に「結論」を伝えます。結論を知ってから、それに至る詳細を知ることで、理解力も高まるのです。

　逆に結論を先延ばしにして、経過や理由を延々と述べていると「要するに何が言いたいんだ？」「結論は？」と言われかねません。

　悪い結論のときは言いにくいことでしょう。その場合は「残念ながら･･････」「申し分けないことに･･････」などのクッション言葉をつけて伝えることも必要です。

●「事実」を正確に伝える

　報告するときは「事実」と「私見」を明確に分けてください。私見とは、感想や意見など、あなたが思っていることを指します。

　両者の区別が曖昧だと、上司は正しい状況判断が出来ません。あなたの推測や希望的見解を事実と思い込んで、現実とかけ離れた判断をしてしまうかもしれないのです。

　まずは事実を正確に伝えます。どうしても伝えておいたほうが良いと思われる私見はそのあとで、「これは私の考えですが･･････」と前置きしてから伝えましょう。

●「5H3W」を活用する

　正確に分かりやすく事実を報告するためにも、「5H3W」を踏まえて、要点を整理して話しましょう。特にミスやトラブルといったネガティブな報告は、感情が先走っていいわけ混じりになってしまうと、正しい情報や事実が伝わりません。報告をしたことで、かえってトラブルになっては本末転倒です。そうならないためにも、「5H3W」で要点を整理して、具体的かつ簡潔に報告しましょう。

●「口頭か、文章か」を判断する

　正確に報告するためには、「口頭か、文章か」の判断も重要です。

　終わったかどうかのシンプルな報告なら、口頭の報告だけでも充分でしょう。しかし、数字（金額、日時、数量など）が絡む場合は、口頭で概要を報告したあと、報告書やメールで詳細を伝えることをオススメします。

　正確さが求められる数字は、口頭でSの報告だけでは不充分。文章にして伝えることで、関係者が情報を共有できます。

　もちろん、最初から「終わったら報告書」とか「終わったら報告に来て」と言われていたら、その指示に従います。

●「優先順位」を考える。

　複数の報告をするときは、優先順位の高いものから報告していきます。優先順位は重要度、緊急度、影響度などから判断します。特に悪い報告と良い報告がある場合は、良い報告徐先に伝えます、その後、和追放国を士、その対応策を話し合ったりします。

　一方、その後の退創作を話し合う必要の無い場合、悪い報告を先に、後に良い報告を伝えることで、プラスの気持ちで次の業務に取りかかることができます。

★「相手の都合を考えない」はNG

　ほとんどの場合、上司はいくつもの案件を抱えています。あなたが考えているよりも、遙かに時間に追われているものです。

報告も一方的に行うのではなく、上司の都合を考えて行いましょう。遅疑のような言い方で、事前に都合を確認します。

　○○株式会社の△△の件について、

　ご報告をしたいのですがただ今お時間よろしいでしょうか。

　時間がかかりそうなときは報告に必要な時間も合わせて伝えると、上司も都合がつけやすくなります。

　作業の結果が同じでも、どのように報告巣塚によって、あなたの評価が変わってきます。同じ報告をするなら、歓迎される報告をしましょう。

★「聞かれるまで黙っている」はNG

　仕事中はあらゆるシチュエーションで、自主性と積極性が求められます。報告においても、作業が完了したら、すぐに伝えに行くのが理想です。

　自分から完了の表コクをせず、上司から聞かれるまで黙っている人もいますが、これはもったいないことです。積極的に報告しなかったことで、自主性に欠ける「受け身人間」と誤解される危険性もあります。

　上司は報告を受けた時点で、あなたの作業が終わったと判断します。傍目に作業を終えていた場合でも、いつまでも報告しなかったら、作業が遅かったように思われてしまいます。

　作業が終わったことに満足して、「報告は後回しにして、一休みするか」などと考えていたら、損をするのはあなたです。自主性を積極性を忘れずに、すぐに報告する習慣をすけましょう。