21 携帯電話、スマートフォンのマナー
－気軽に使っていると、思わぬトラブルが…－
チェックポイント
①ビジネス電話は固定電話が基本
②携帯電話特有のマナーを知っておく
③会議中・打ち合わせ中は特に注意
ビジネスシーンでも活用されているが…
あなたもプライベートでは、固定電話に掛ける機会よりも、携帯電話やスマートフォンに掛ける機会のほうが多くなっているかもしれません。ビジネスシーンでも携帯電話やスマートフォンは、不可欠なツールとなっています。しかしながら、ビジネス上の連絡は、固定電話同士主流です。仕事における付き合いは、会社対会社で行われているからです。携帯電話やスマートフォンはあくまでも、緊急手段であることを理解しましょう。
▶携帯電話やスマートフォンを使っても許される状況
●緊急時
トラブル発生時や期日が迫っているなど、すぐに連絡を付けないと困るときは、携帯電話にかけても許されます。
●相手の要望
固定電話よりも携帯電話画を好む人もいます。相手から「連絡は携帯に」と言われていたら、指示に従いましょう。
●外回り中
相手が外回りの仕事で、オフィスに掛けてもほとんど不在の人には携帯電話に掛ける機会が増えます。
▶ビジネスシーンでの携帯電話・スマートフォンのマナー
●かける前には、必ず電波を確認
ビルの地下など、電波が届きにくい場所で携帯電話を使うと、相手がうまく聞き取れません。何度の途切れる危険性もあり、電話相手によっては不快に感じる人もいるでしょう。
このような事態を避けるためにも、発信前に電話を各委任します。アンテナが経っていなければ出る前に電波の状況をチェック。相手をお待たせしない為にもすぐ出て、電話状況のよい場所に移動する配慮が必要です。
●通話は静かな場所で
人混みや大通りなど、騒音が激しい場所からかけた場合も、会話が思い通りに進みません。このような状況も電話相手に不快なお待甥をさせてしまします。
電話を掛けようとして周囲が騒がしかったら、静かな場所に移動します、逆に、騒音の激しい場所で電話を受けたら、そのことを相手に断ります。
「申し訳ございません。場所を移動して、すぐにかけなおしてもよろしいでしょうか」
ここでいったん電話を切って、静かなところからかけ直します。電話が繋がったら、最初にかけ直したことをお詫びします。
「先ほどは失礼しました」
相手を待たせることになってしましますが、騒音の激しい場所で通じない会話をするよりは、相手を不快な思いをさせないで済みます。
●必ずメモを用意
ビジネスのやり取りは携帯電話であっても、メモを残すことが当たり前。あなたから電話を掛けるときは、あらかじめ筆記用具を用意して、メモを取りやすい場所を探しましょう。
相手から電話を受けた場合も、すぐにメモを取り出します。メモとペンはカバンの、すぐに取り出せる場所に。
●相手の都合を確認
相手の携帯電話に連絡した時は、最初に相手の都合を確認します。
「今、お話してもよろしいですか？」
相手は会議室や電車の中など、通話しづらい場所にいるかもしれません。次の予定が押し迫っている可能性もあります。
一方的に話し始めるのではなく、必ず相手の都合を伺いましょう。社会人としての心配りです。
●伝える用件は連絡事項のみにとどめる
携帯電話での会話は、誰に聞かれているかわかりません、あなたがオフィスの中で話していても、相手は人ごみいるかもしれないのです。
どちらかが携帯電話の場合、企画内容や金銭にまつわることなどなく、重要な話題は避けるのがマナー。取り急ぎの連絡事項だけ伝えましょう。携帯電話はあくまでも、緊急時の連絡用なのです。
○携帯電話へのメッセージの残し方
オフィスの固定電話に掛ける場合に比べると、携帯電話は繋がらないことがあります。たとえつながったとしても留守番電話というケースは少なくありません。
留守番電話につながったときは「社名」「あなたの名前」「用件」「折り返しの必要の有無」などを、メッセージとして残しましょう。ただし、次のようなメッセージはNGです。
✖ ○○社のタナカです。また電話します
このメッセージがNGになってしまう理由は、相手にとって無意味な情報だからです。再び電話をすることだけ伝えられても、相手は何もできません。メッセージに残す必要はないわけです。
再び電話をする予定なら、せめて簡単な内容とタイミングを伝えましょう。
○ ○○社のタナカです。いつもお世話になっております。15時頃にまた改めて、ご連絡差し上げます。失礼いたします
また、次のようなメッセージを残すのもよくありません。
✖ ○○社の田中です。折り返し電話をください
こちらは、「折り返し電話をください」がNGの理由です。こうしたお願いの仕方は、相手に指示・命令をしていることになります。折り返しの電話をお願いするのであれば、マナーのある次のような言い方をしましょう。最上級の丁寧さで、相手にお願いをします。
○ ○○社のタナカです。いつもお世話になっております。
こちらからもおかけいたしますが何分緊急な用件でございますので
可能でございましたら、大変恐縮で申し訳ございませんが、お手すきの際にご一報いただけますと大変ありがたく存じます。
留守番電話のメッセージをチェックするだけでも、相手は時間を労力を要します。場合によっては、わずかながら電話料金が発生するのです。そのことに申し訳なさを感じていたら、メッセージの残し方も考えるのがマナー。「それくらいの時間や手間を、気にするほうがおかしい」と思う気持ちもわかりますが、「それくらいのこと」までおもいやるのが社会人としての真の心です。言葉足らずより言葉多しのほうがよい場合もあります。
▶会議中や打ち合わせ中に、電話がかかってきたら・・・
大切な会議や取引先との打ち合わせでは、あらかじめ携帯電話の電源を切っておくのがマナー。いきなり電話が鳴り出したら、ほかの参加者に不快な思いをさせてしまうからです。
とはいえ、仕事をしている以上、緊急の要件が発生する場面もあります。そのための電話を無視はできません。
円滑に会議や打ち合わせを進めるために、次のことを心がけましょう。
●事前に「出られない」と連絡しておく
あなたが緊急の要件を抱えていて、打ち合わせとしている時間帯内、その関係者が携帯電話に連絡してくるかもしれない――。
そうした状況にもかかわらず、あなたが「打ち合わせ中だから」と携帯電話をオフにしていたら、かけてきた相手はどう思うでしょうか？
相手はおそらく、深い三思うでしょう。少なくとも「早く伝えなくてはいけないのに、どうしよう」と焦りを感じてしまうはずです。
このような事態を避けるためにも、電話に出られない時間帯に連絡がありそうなときは、相手に事前に連絡を入れておきましょう。
今日は14時から15時30分まで、打ち合わせをしていますので、
この時間帯は電話に出られない可能性があります。
電話の繋がらない時間帯があるとわかっていれば、たとえ電源を切っていたとしても、相手は納得してくれます。「何時まで」というゴールが分かっていればそれだけで不安は軽くなるものです。
打ち合わせなどが終わり、電話を掛けられるようになったら、すぐに着信と留守番電話をチェック。メッセージなどが残っていたら、直ちに折り返しの電話をかけます。
先ほどはお電話に出られず、大変失礼をしました。
これなら相手も納得すると同時に、呼び出し音で打ち合わせの邪魔をしないで済みます。
●その場にいる人たちに許可をもらっておく
あまりに緊急であったり、重要な用件だと、たとえ打ち合わせ中であっても、携帯電話の電源を切ることができないケースもあるでしょう。だからといって、呼び出し音が鳴り、すぐに出て話し始めたら、打ち合わせの参加者に失礼です。「自分たちとの打ち合わせより、電話の相手のほうが大切なんだ」と感じてしまうわけですね。このような事態を避けるためには、打ち合わせが始まる前に参加者に、次のように伝え、承諾をもらっておくとよいでしょう。
大変申し訳ございませんが、もしかすると打ち合わせ中に1件、緊急の電話が入る可能性があります。その時は大変失礼をしますが、電話に出てもよろしいでしょうか。
○場所に応じた携帯電話のマナー
●携帯電話のマナーのQ&A
Q．いただいた名刺に携帯番号が書かれていたら、いつでもかけて大丈夫？
A．名刺に携帯電話の番号があっても、先方から「携帯電話に連絡して」といわれない限り、まずは会社の電話番号に掛けましょう。
会社に連絡したもののその人が不在で、かつ緊急の要件がある場合でも、黙ってかけるのは失礼に当たります。取り次いでくれた先方の会社の人に、「○○さんの携帯電話にかけてもよろしいでしょうか」と伺いを立てた上で掛けるのがマナーです。携帯電話にかけてもいいのか、会社の人に確認するわけです。
Q．携帯電話にメールを送る場合にも、マナーはありますか？
A．まず大切なことは、送信時間帯。早朝深夜は避けて、ビジネスオンタイムの8時30分から21時までにしましょう。深夜に送ると、呼び出し音で迷惑をかけてしまう危険があるからです。また、迷惑メールと間違われないように、件名には必ず、あなたの会社名と名前を記載しましょう。相手を安心させることにもつながります。携帯電話に送るメールは、パソコンへのメールより文章をコンパクトにまとめましょう。