20 電話伝言メモの残し方

－名指し人に伝えるまでは電話応対－

チェックポイント

①「電話伝言メモ」は名指し人のデスクに

②要件を「5W3H」で簡潔にまとめる

③メモ作成を念頭に、電話を受ける

電話があったことを伝えるまでが応対

　マナーを守った電話応対が出来たからと言って、それで終わりではありません。別の人にかかってきた電話を、代理で受けただけなのですから、名指し人に電話があったことを伝えて初めて、電話応対が終わったといえます。

　ここで活用したいのが「電話伝言メモ」です。「誰から」「いつ」「どのような用件」で電話がかかってきたのかをメモに記し、名指し人のデスクの目立つところに置きます。情報が正しく伝わり、伝え忘れも危険もなくなります。

▶電話を受けながら正確にメモを取るコツ

●ペンは利き手側

　電話がかかってきたら、すぐにペンを利き手に持ちます。普段から右利きの人は右側に、左利きの人は左側に、ペンを置いておくとよいでしょう。メモ帳もペンのすぐ近くに。

●受話器は反対側

　電話機はペンと反対側に。電話がかかってきたときも、利き手と反対の手で受けることを習慣に。利き手で受けてしまうと、メモを取るとき、受話器を持ち替えなくてはなりません。

▶「電話伝言メモ」の基本的な書き方

　会社や部署によっては、「電話伝言メモ」のフォーマットが決まっているかもしれません。その場合は、既存のフォーマットを使いましょう。

　会社で書式が決まっていない場合は、自分流のフォーマットを決めることをオススメします。どこに何を書くかが決まっていれば、必要な情報をメモに残しやすくなります。以下のことに気を付けて、読みやすいメモを残しましょう。

　電話を受けた段階から、メモを取ることを想定していると、わかりやすいメモが残せるようになります。特に金額、日時、電話番号など、数字の間違いは厳禁です。必ず復唱しましょう。

　書き終わったメモは、名指し人のデスクに置きます。風邪で飛んで行ったりしない様に、重しを上に置いたりパソコンに貼るなど工夫して、本人の目につきやすいところに置きます。本人が席に戻ったら、「留守中にお電話がありました。メモを置いてありますのでご確認お願いいたします」など口頭でも伝えたり、場合によってはメールで報告をするとよいでしょう。