16 LINEなどSNS、ビジネスチャットなどのマナー

－プライベートで連絡するためのツールだったLINEなどのSNSサービス。

　最近はビジネス用のビジネスチャットを導入する企業も増えてきました。

　マナーを守って

　コミュニケーションをとるための使い方をおさえましょう。－

▶LINEなどのSNS、ビジネスチャットの基本

　状況が変化するビジネスの現場では、スピーディーな報連相が大切です。そこで登場したのが「ビジネスチャット」。文章でのやり取りから気軽にコミュニケーションを取れること、そしてタスク管理やビデオ会議も可能なことから、多くの企業でビジネスコミュニケーションのツールとして導入されています。メールでは「確認するまでに時間が空いてしまう」「かしこまった雰囲気があるので気軽に連絡できない」という人でも、チャットという手軽さから使い慣れていく人も少なくないようです。

　ビジネスチャットを使用したり、ビジネス上でLINEなどのSNSサービスを使用する場合、しっかりとルールを守って運用しないとトラブルに発展する可能背があり、特に個人アカウントを用いて、ビジネスで使用することはリスクを生じるため避けたほうが良いとされています。

　これらをビジネスで使用する際には、プライベートで使用するとき以上に、マナーを意識して使用する必要があります。自社内はもちろんですが、やり取りのある取引先がビジネスにおけるSNSの仕様ン関して、どのような規定を設けているのかを確認し、それに従うことが大切です。

●社内の人同士での使用

　ビジネスチャットやSNSでの連絡のやりとりでは、言葉遣いやスタンプの使い方に注意が必要です。

　基本的には、目上の人に「OK」や「了解」などのひと言で返信をするのは失礼に当たります。「かしこまりました」がベストなのですが、「承知しました」でも構いません。

　一方、上司や先輩が部下、後輩に対してスタンプを利用するのは、コミュニケーションとしては効果的です。上司や先輩からのスタンプ1つで、部下後輩の気持ちが和んだり、イヤされたり、モチベーションのアップにつながることもビジネスマナーとしては必要なコミュニケーションとなります。

　上司や先輩からのスタンプに、部下後輩たちもスタンプで返信することも、上司、先輩はそれを由とする場合は問題ないでしょう。ただし、それを不快に思う上司や先輩には、行わないのがマナーとなります。そこで大切なことは、メンバー同士で、事前に確認をし、一定のルールを決めておくことです。

●取引先やお客様との間での使用

　まず、取引債やお客様との間での使用の前提としては、ビジネスで個人のアカウントを使用してのSNSアプリの使用を自ら提案するのは避けましょう。LINEなどのSNSサービスは一般的にメールよりもラフ、カジュアルな印象があるので、それを使用しての連絡を求めると相手によっては失礼を館着る人もいます。また、これらのサービスの使用を提案されても、自社で個人アカウントでの使用を禁止している可能性あるので、社内で確認を取ることも必須です。

▶SNS、ビジネスチャットで避けるべきこと

●メッセージの文章が長過ぎる

　LINEなどSNS、ビジネスチャットでは、長い分は読みづらいため、複雑な内容の遣り取りには向いていません。状況を丁寧に説明するなど、短いメッセージで伝えられない場合は、メールで伝える方が親切です。

　特に、その後、相手とのやりとりが必要アナのであれば、相手からの返答も長くなる可能性が高いので、メールで用件を送ったあとに、SNSやビジネスチャットで「○○○○につちえメールしたので、確認をお願いします」などと、ひと言伝えておくと良いでしょう。

●直前のキャンセルや遅刻などの連絡、謝罪

　直前でのキャンセルをSNS、ビジネスチャットで済まそうとするのは、絶対に避けましょう。仲の良い友人なら許してもらえそうですが、相手が仕事の関係者であれば、LINEなどでの簡素な謝罪は考え物です。常識外れ名人と見なされるので、SNSやビジネスチャットからの連絡だけでなく、電話や直接会ってきちんと理由を説明して謝罪しましょう。

●スタンプでの謝罪

　ビジネスの場でこちらに非があって謝罪をする必要がある場合、スタンプで謝罪をすることはふさわしくありません。直接相手に会って、謝罪をするようにしましょう。

●休日や深夜のメッセージ

　仮に土日や真夜中にメッセージを送ろうとする場合でも、LINEなどSNSやビジネスチャットではなくメールで送信し、翌朝相手に見てもらえるようにする･･･といった相手への配慮は必要です。これらのツールはいつでも気軽にやりとりできる性質上、相手の時間を奪ってしまいかねないので、たとえば、「勤務時間以外はメールで連絡する」「LINEとメールは勤務時間中にのみ確認して返信する」など、職場内のコミュニケーションのルール作りをしておくとよいでしょう。