01 ビジネス文書の役割と種類

－ビジネス文書には、どのような役割があるのか、

　又目的に応じて、いろいろな種類があることを覚えましょう。－

▶ビジネス文書の役割と特徴

　ビジネス文書といっても、役割や種類はいろいろあります。それぞれに共通するのは、用件を正しく伝え相手に理解してもらったり、相手に行動を促したりすることが挙げられます。また、書かれてある情報を記録として長く残すことで、お互いのトラブルなどを避ける役割もあります。ルールに則った文書にすることで、書かれている内容や情報を共有することができるのです。

　正確に情報を伝えるために、ビジネス文書は欠かせません。文書やメール、ファクシミリで伝えることで、のちの問に証拠としてお互いに確認することもできます。

　ビジネス文書は、A4サイズが原則で、用紙1枚に収まる長さが理想的です。文書が複数の枚数なる場合は1ページ目に要点や内容をまとめることが、相手に理解してもらいやすくなります。

▶ビジネス文書も種類「社外文書」と「社内文書」

　ビジネス文書は「社外文書」と「社内文書」の2つに大きく分けることができます。

　「社外文書」は、取引先や顧客など、「社外（会社の外の人）」に向けた文書です。階しゃんお見解を伝える役割があり、正確さや客観性のある文書が必要となります。

　さらに「社外文書」は、実際の業務を進めるための「実務文書」と、挨拶状やお礼状など、儀礼の意味合いが強い「社外文書」に分けることができます。

　一方、「社内文書」は、「会社の中（自社内の人）」が読む文書です。介すＡから社員へ、謝恩缶の連絡・報告など、業務を円滑に進めるための文書となります。

　社外文書、社内文書、いずれも誰が読んでも内容をすぐに理解できる形式、配慮が、ビジネスの現場では大切になります。

●社内文書と社外文書の違い